電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

「他社から乗り替えたい」そんな時は弊社の電話秘書を

 

無駄のない高品質な電話秘書をお求めの方へ

電話秘書は多くのメリットをもたらしますが、業者選びに失敗して不満を感じるケースも少なくありません。電話代行サービス(株)の電話秘書は、さまざまな利用者のニーズに応えるため、他社とは違う独自のスタイルを確立しています。利用料金やサービスの内容に納得できず乗り替えを検討中なら、弊社の電話秘書を試してみてはいかがでしょうか?

乗り替えを検討する男性

利用料金の特長

弊社の電話秘書は、コール数と受付時間を基準にして料金プランを設定しています。入会金や登録料など、いわゆる初期費用は必要ありません。時間帯が同じでも平日のみと土日・祝日を含めた場合では料金が異なり、契約したコール数を超えると超過料金が必要となります。これらは、他社のサービスと大きく違わない点です。

他社とは異なる特長のひとつは、いたずら電話間違い電話、あるいはセールス電話コール数にカウントしないという点です。基本的には、いたずら電話や間違い電話、セールス電話であってもオペレーターは応答します。しかし、これらの着信について利用者が報告を希望しなければコール数に計上されません。また、報告を希望された場合でも、報告業務については基本料金に含まれるサービスのため、別途費用は不要です。

月額の基本料金を低価格に設定している点も、特長として見逃せません。これは、よく見かける「格安料金」とは違います。無駄のない人員配置により、人件費の節減が達成された結果です。サービスの品質維持に必要な人員は確保されているので、価格を抑えながらも高い業務レベルを実現しています。

依頼者の意向を重視するサービス内容

弊社では、依頼者との打ち合わせをふまえた柔軟な対応が可能です。貴社の業務予定にもとづいて、14時~15時は「会議中」、18時以降は「担当者が退社」という具合に時間帯ごとに案内方法を選べます。希望があれば、利用者が用意した文言にしたがって、各種案内なども行います。対話内容は基本的にメール送信しますが、状況に応じて連絡方法の変更も可能です。

常に親切・丁寧な対応を心がけているので、録音した音声案内と大差のない機械的な受け答えになる心配はありません。担当者が不在のため折り返し連絡する場合も、その旨を伝えるだけではなく、相手が希望する連絡日時などを確認します。その際、貴社の必要とする項目について顧客情報を集めることも難しくありません。オペレーターは、日頃の研修などによりコミュニケーション能力の向上に努めており、お客様に質問する際も細心の注意を払いつつ、必要な情報を入手します。

貴社の意向に沿いながら、電話を下さった方との会話も大切にするスタイルは、弊社の強みとして多くの利用者に評価されています。

柔軟性に富むオーダーメイド型

電話秘書に限らず、弊社のサービスは「コース」という形式では提供していません。貴社の都合に合わせて、電話対応の受付時間や曜日を設定できます。打ち合わせの際、どのような要望があるか営業担当が確認したうえで無駄のない契約内容を提案します。すでに「標準コース」などが用意されているケースとは違って不要なサービスは含まれず、申し込んでから余計な出費に悩まされる事態にはなりません。

このシステムでは、契約後の設定変更も容易です。必要なくなったサービスは削除し、新たにニーズが生まれたものを追加するだけで済みます。コースを変更するために、契約内容を全面的に改める必要はありません。仕事が進展すれば次々に課題が出てくるものであり、その都度、電話の受付方法も変化を求められます。この様な状況に見舞われても、オーダーメイド型であれば即時対応が難しくないため、無駄なロスを防げます。

目まぐるしく姿を変えるビジネスシーンにおいては、柔軟性に富んだオーダーメイド型のサービスは利便性の高いサービスといえるでしょう。

応答率は98%以上

弊社電話秘書の応答率は、98%以上を達成しています。この数字を維持するため、どの曜日や時間帯でも必要な人数をそろえたうえで業務に臨みます。余剰人員は抱えていませんが、利用料金を安くすることを目的として少ないスタッフで対応する、という体制ではありません。

弊社では、6~10人のスタッフが1チームを編成し、複数のチームで日々、業務を行っています。そして、各チームごとの電話着信ログを曜日別、時間帯別に正確に分析し、適切なオペレーターシフトを組んでいます。また、電話対応に関わる作業の簡略化など各種システムの改良を重ねた結果、98%以上の高い応答率を実現できたのです。

チーム制は、品質向上にも効果を発揮しています。各チームの責任者が通話内容をチェックするので、オペレーターの対応に何か問題があっても放置されません。いつでも研修などを通じてフォローできる体制下にあり、速やかな業務改善が望めます。

小人数制による格安プランと違い、バランスの取れた人員体制で応答率を含めた品質重視の運営をしているのが弊社の強みです。現在他社で電話秘書をご利用中で、上記の点で満足感が得られていない企業様は、ぜひ一度、弊社の電話秘書をご検討下さい。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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