『夜間休日 電話代行』で法律事務所の24時間受付

更新日:2024.02.26電話代行

『夜間休日 電話代行』で法律事務所の24時間受付

法律事務所は、相談者から夜間や土日の窓口対応を求められるケースが多いといわれています。そのニーズに応えるため、24時間体制で電話対応したいと検討している事務所は少なくありません。ただし実際のところ、時間外も相談を受け付ける窓口の設置は難しいといわれています。事務所で相談窓口を設置することが困難である場合、電話代行を活用する方法はおすすめです。そこで今回は、法律事務所の相談窓口が夜間や土日に必要とされる理由をふまえたうえで、電話代行の利用状況や士業に特化した電話代行の選び方をご紹介します

法律事務所の相談窓口が夜間や土日に必要とされる理由

法律事務所の相談窓口が夜間や土日に必要とされる理由

法律事務所で夜間や土日に相談窓口が必要とされる理由は、働き方の変化などが挙げられます。

相談者が時間外窓口を必要とする理由

現在、多くの法律事務所で相談者が時間外窓口を必要とする理由は、働き方やライフスタイルの多様化が大きいといわれています。昨今は、人々の生活スタイルが、以前にも増して多種多様になってきました。朝早くから勤務するケースはもちろん、業種によっては日中に休息を取って深夜に働くパターンも多く見られます。平日の昼間に落ち着いて法律相談できる人ばかりではなく、時間外窓口へのニーズが高まっていると考えられます

また、緊急案件が発生した状況は、時間や曜日を問わず法的な対応が急がれる場面です。自分自身や大切な家族がDV被害や交通事故に見舞われた時は、適切にトラブルを解決するため、夜間休日でも法律の専門家に相談したいところでしょう。

さらに、相談者が遠方に住んでいる場合も、法律事務所の時間外窓口が望まれるケースの一例です。地方に暮らしていると、近場に法律事務所がなく、週末でないと相談窓口を訪れる時間が取れない可能性もあります。法律関係の相談者は、様々な事情から夜間休日の窓口対応を求める場合が多く、時間外窓口の必要性は高いと考えられます

事務所で時間外相談窓口を設ける難しさ

法律事務所で時間外に相談窓口を設けることは、人員確保の問題などがあり難しい状況です。現在、夜間や土日に法律相談を受け付ける時間外窓口の設置は、有益であると理解されています。ただし、いくつかの理由により、個々の法律事務所で開設することは困難と指摘する声も聞かれます。具体的に窓口設置が難しいとされる要因は、人員確保人件費人材教育リスク管理などに関わる問題です。

これらの課題から、24時間体制で電話対応する相談窓口を設けることは実質的に厳しいと見られています。このような現状をふまえた場合、法律事務所の負担を抑えつつ電話対応の体制を整える方法として、電話代行は有効な選択肢といえます

電話代行の利用状況

電話代行の利用状況

電話代行の活用は、法律事務所に重い負担をかけず、夜間休日を含めた24時間体制の電話窓口を実現するのに適した方法です。同サービスは利便性が高く、近年は多くの法律事務所に活用されています。実際、弁護士・法律事務所向けの電話代行は、全国356カ所で導入されているといわれています。そのうち、士業に特化したサービスの一つでは、過去の導入実績が8,200社以上300カ所以上の弁護士・事務所に及んでいるとのことです。

以上の数字をふまえると、電話代行は、現在までに高いサービス利用継続率を誇っていると理解できるでしょう。さらに昨今、国内の労働力不足は深刻化する傾向にあり、事務所の人手不足を解消するため今後ますます電話代行の利用は普及していくと考えられます。

士業に特化した電話代行の選び方

士業に特化した電話代行の選び方

士業に特化した電話代行を選ぶ時は、24時間対応の可否などを確認しておくことが大切です。ここでは、電話代行を選ぶ際のポイントをご紹介します

24時間365日対応

法律事務所で24時間体制の相談窓口を設ける場合、電話代行を利用するなら、24時間365日対応が可能かどうかの確認は必須と考えられます。最近の電話代行は、幅広いサービスを提供しているケースが一般的です。とはいえ、サービス内容は一律でなく、すべての代行会社が土日・祝日を含めて年間にわたり終日対応できるわけではありません。

代行会社によっては、平日のみ終日対応・お盆と年末年始は対応不可といったパターンも見られます。終日対応が可能な曜日・時期に制限があると、1年を通じて電話対応する体制は実現できなくなります。同じ24時間対応でも適用範囲は異なる可能性があるため、サービス内容の事前確認は重要です。

士業専門のサービスがある

法律事務所で電話代行を導入する際は、士業専門のサービスがあるかについても、事前のチェックが欠かせません。法律事務所には、様々な案件で相談が寄せられます。また、相談者だけでなく、関係機関から連絡が入る場合もあります。その際、専門的な用語が使われる可能性は小さくありません。電話代行を活用した時、相談者や関係機関からの電話で専門用語が使われ、オペレーターが戸惑う状況は好ましくないでしょう。

このような事態を防ぐうえで、電話代行には、ある程度の専門用語を理解できる法律の知識が求められてきます。法律関係の電話を受ける場合、一定レベルの専門性は不可欠であり、法律事務所が電話代行に士業専門のサービスがあるか把握することは重要と考えられます。

取扱情報のセキュリティ体制

取扱情報のセキュリティ体制も、法律事務所が電話代行を選ぶ時に確認したい大切なポイントです。法律事務所は、様々な法的トラブルに関わるなかで、各種の個人情報を取り扱います。デリケートな問題について相談を受ける場合もあり、セキュリティ管理は重要と考えられます。

電話代行を活用する時も、情報管理におけるセキュリティ面の重要性は変わらないでしょう。万一にも個人情報が漏洩した場合、流出内容に関係なく、相談者からの信頼は失墜する恐れがあります。情報漏洩や事務所の信頼失墜を避けるため、電話代行が取扱情報を万全の体制で管理できるかは、しっかり確認しておく必要があるといえます

その他の着目点

電話代行の利用料金実績の有無も、24時間365日対応の可否などに加えて法律事務所が着目したい点です。予算が厳しい場合、格安の料金設定は魅力的に感じられます。ただし、サービス品質は、標準レベルより低くなりがちです。また、サービス内容が充実せず、オプションを追加すると高額になるケースも見られるため、注意する必要があります。

実績の有無は、電話代行の能力や信頼性を確認する時、有用な判断基準として使えるでしょう。これまでに豊富な業務実績があれば、適切に電話対応する能力や利用者からの信頼性は高いと期待できます。法律事務所が電話代行を導入する場合、業者選びで失敗しないためには、安易に選ばず上記のポイントを確認して判断したほうがよいと考えられます。

電話代行サービスの「士業専門 電話代行」について

電話代行サービスの「士業専門 電話代行」について

「士業専門 電話代行」は、電話代行サービス株式会社が提供する各種サービスのうち、士業事務所の受付に特化したものです。同サービスは法律関係の用語研修を実施しているため、電話対応で専門用語が出てきても、通話をスムーズに進められるという特長があります。オペレーターが専門的な内容に戸惑い、事務所の信頼を損ねる心配はありません。

また、弁護士法人向けに24時間体制の電話対応を提供しているところも、同サービスの大きな特長です。終日にわたり相談者からの電話を受け付ける体制が実現できるため、着信の取りこぼしが減り、受任件数の増加を見込めます。交通事故・債務整理や相続・離婚関係の問題をはじめ、様々な案件について適切な着信対応が可能です。オペレーターは、いずれの相談も丁寧に伺うため、事務所の信頼性向上にも貢献できるでしょう。

電話代行サービス株式会社の「士業専門 電話代行」は、法律事務所の多彩なニーズをふまえ、柔軟性のある電話対応のサービスを実現いたします。これまで多くの業務実績を積み重ねながら、お客様に寄り添ったサービスを提供しています。電話代行会社選びで迷っている時は、ぜひ弊社までご相談ください。

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