電話代行サービス(株)のスタッフブログ

スタッフブログ

スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

大量コールもお任せ!『通販受付代行』

 

通販受付代行でお悩みを解決

高いリピート率の確保と、安定的な受注率の維持が運営の良し悪しを決める通信販売事業。注文確定を受け、実際にお客様の手元に商品を届けるところまでが、通販サービスが担う役割と責任です。収益拡大を目指すうえで、ぜひともおすすめしたいサービスが『通販受付代行』です。今回は、当サービスの特長と仕組み、さまざまな悩みや課題に対してどの様に解決するのかをご説明します。まずは、一般的な通販業務のフローの説明から入りたいと思います。

通販サービスを利用する男性

一般的な通販業務のフロー

注文確定から入金、配送に至るまでの流れは、料金の支払い方法によって異なりますが、大まかには以下の通りです。

1.注文
お客様が商品カタログの中から欲しいものを選び、ご注文。注文内容はメールにて事業者に伝わります。

2.サンキューメール
注文いただいたお客様に、「この度はご注文ありがとうございます」のお礼メッセージを送ります。

3.商品在庫の確認
商品在庫があるかどうかの確認作業。在庫の有無だけでなく、商品の破損状況、傷や汚れなどもチェックします。在庫の確認ができたら、正式に注文を受け付けたお知らせメールを送ります。

4.契約成立
お客様のもとへ注文確認メールを送った時点で契約成立となります。

5.入金
先払いの場合は、契約成立後に入金してもらうことになります。原則、注文から1週間までに入金してもらいます。

6.入金確認メールを送る
入金の金額に間違いがないことを確認したうえで、入金確認メールを送ります。必ずしも必要ないかもしれませんが、確認の旨を知らせるとお客様も安心できます。

7.梱包
商品の梱包作業に着手。割れ物であれば緩衝剤や気泡シートなどを詰めて破損などに備えます。配送先を記したラベルを張り、納品書も一緒に添えます。

8.出荷・発送
運送会社を手配し、発送物を引き渡します。

9.発送報告メール
発送したことを知らせるメールを送ります。このメールでどれくらいの日時に届くかの目星もつきます。

対面販売と違い、顔が見えないやり取りですので、こまめにお知らせメールを送ってお客様の心情に配慮する心配りが大切です。梱包・発送作業でも、宛先間違いがない様、細心の注意が必要です。

『通販受付代行』の特徴と仕組み

お客様からの注文コールや問い合わせ、クレームなどを電話で受け付ける、『通販受付代行』。その仕組みと特長を簡潔に説明します。注文から配送までの大まかな流れは以下の通りです。

1.注文を電話で受付
受付に使用する電話番号は、貴社所有のフリーダイヤル番号をそのまま使用できます。フリーダイヤルをお持ちでない事業者様には、当社のフリーダイヤル番号をお貸し出しします。

2.受注データの作成
受注内容やお客様の属性情報をデータベース化します。

3.注文内容報告
受注内容を貴社に報告します。また、発注先や配送会社への直接報告も可能です。

4.梱包・出荷
商品を梱包し、ラベルを張って出荷します。

弊社の『通販受付代行』は、注文受付からデータ収集・分析、商品の梱包、ピッキング作業、出荷業務までフルアウトソーシングで通販業務を請け負います。各種データの情報管理は貴社システムを利用することも可能なので、スムーズに情報共有ができます。

荷物を運ぶトラック

さまざまな悩みに対し、『通販受付代行』で解決できること

お客様からの注文受付や問い合わせ受付は確かに大切な業務のひとつです。しかし、商品の広告PRやプロモーション活動、営業など、ほかに注力すべき業務がたくさんあるのも事実です。『通販受付代行』の利用で、注文受付業務と情報管理、データ分析、出荷業務などはアウトソーシングで任せ、プロモーションや商品開発に専心できるメリットが生まれます

また、弊社は24時間365日体制で対応できるプランもご用意しておりますので、営業時間外にかかってくる電話もカバーできます。スタッフひとり雇わなければ解決できない課題も、『通販受付代行』を使えば低コストであらゆる時間帯の電話に対応できます。

ビジネスチャンスを失う応答漏れ

ひとつひとつの受注のコールが業績に結びつく通販業務において、大量コールによる受注漏れは何としてでも防ぎたいところです。TVやラジオCMなどの大きなメディアを使った告知宣伝の後では、大量のレスポンスが予想されます。1度に回線キャパを上回る多くのコールが集中すると、ビジー状態になって電話がつながらない状態を生んでしまうことも。このビジネス機会の損失を防止するために弊社が導入しているシステムが、“IVRあふれ呼システム”です。

これは、電話の鳴りすぎでオペレーター対応できなかったコールのデータをバックアップし、タイミングを見計らって折り返しの電話をかけるというもの。このシステムがあれば、たとえ直接対応できなかったお客様のコールもカバーでき、受注機会を失うこともありません。

収益拡大に結びつける業務フローの構築。その安定感と信頼感があるからこそ、弊社の『通販受付代行』は選ばれています。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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