司法書士Nさんの『士業専門電話代行』活用事例

更新日：2022.08.25電話代行

電話代行サービス（株）では、弁護士や司法書士などの士業サービスに特化した『士業専門電話代行』がご利用いただけます。これまでも、多くの弁護士や司法書士、行政書士の皆さまの電話受付サービスを通して事務所運営をサポートしてまいりました。今回は、司法書士Nさんの『士業専門電話代行』を活用した事例を、サービス利用までの経緯を含めてご紹介します。

1 応対品質重視の『士業専門電話代行』が選ばれました

応対品質重視の『士業専門電話代行』が選ばれました

思い切って独立したものの…

司法書士のNさん（30代・男性・都内在住）は、3年間の苦学の末、司法書士の資格を勝ち取りました。司法書士を目指した理由は、お父さまが亡くなられた際、相続の問題がもち上がり、ご親族との間で争われた経験がきっかけです。財産の相続や、土地・建物の権利について知っておくことがいかに大切かを痛感したNさんは、同様の悩みを抱える人々の支えになりたいとの思いから、司法書士になる決断を下しました。

資格を取ってからは、司法書士一本で食べていくために、10年ほど勤めた会社を退職し、都内に事務所を構えて司法書士としての人生をスタートさせます。最初は、自己資金と公的機関からの融資を頼りとする事務所運営のため、人件費や設備投資などは最低限に抑える状況でした。もちろん、経理や電話受付を担当する事務員もいません。営業や宣伝チラシ作りも自分でこなしながら、地元の司法書士が集まる研修会などに顔を出して人脈形成に励む日々を送ります。

しかし、現実は思いのほか厳しく、新規顧客の獲得になかなかつながらないまま、いたずらに月日ばかりが過ぎていきました。いつの間にか、司法書士としての目標や理想より、毎月の請求書や銀行への支払いのことばかりが頭を支配して、「このままで大丈夫だろうか」と行く末を案じる様になるのです。

顧客がなかなか定着しない原因を考える

司法書士開業1年目を迎えても、新規開拓に結びつかず、売り上げも安定しなかったN司法書士事務所。危機感を覚えたNさんは、経営方針や営業活動の何が問題か、リストを作成して問題の洗い直しを行いました。細かな点はたくさんあるものの、大きな問題として次の3点が浮かび上がってきたのです。

コストを切り詰めているので、事務所運営に投資できていない。
外回りの営業活動がメインで、オフィスが不在になることが多い。
インターネット中心の集客戦略で、電話での相談が疎かになっている。

Nさんの前職は営業職ということもあり、「新規の顧客は足で勝ち取る」をモットーとしていました。そのため、普段はほとんどオフィスに在所することはありません。事務所に固定電話を引いてはいるものの、不在時は留守電対応で済ませています。ところが、とある司法書士の先輩からこんな話を聞いて、Nさんの意識がガラリと変わりました。

「インターネットからの反響もあるけど、何だかんだいって電話での相談が多い。特に、われわれの顧客は、比較的年齢高めの方が多いから、ネットにそれほど依存していない。宣伝力やネームバリューがあるならまだしも、まだ駆け出しの頃は電話受付がとても大事になってくる」

これ以来、Nさんは集客戦略をインターネットから電話へ、大きく舵を切ることになったのです。

秘書代行サービスの活用開始！しかし……

電話受付の重要性を教えてくれた同じ先輩から、「事務員を雇う余裕がないのなら、秘書代行サービスの利用がいいんじゃない？」とすすめられたNさんは、早速都内で利用できる秘書代行会社を探します。業者選びのポイントは、「ある程度、この業界に通じている」と「できるだけ安い料金で利用できる」という2点でした。

そこで、インターネットのホームページからいろいろと探してみて、「これは」と思える会社を発見。早速サービス内容や料金体系について説明を受け、ここなら予算内で収められると思い、契約を結びました。

そこでのサービスは、オフィス不在時に、オペレーターが代わって電話を対応してくれるというシンプルなもの。確かに、これで電話の取りこぼしは防げる様になりました。ところが、相談者から具体的な相談を持ちかけられたり、専門用語を使って質問をされたりすると、なかなかうまく対応できなかったということが何度かありました。相談に対して詳しいアドバイスは無理としても、丁寧に対応してこちら側に取り次ぐという対処を望むも、残念ながらその会社は最低限のレベルにも達していないことが判明しました。「やはり、コストばかりを重視してはダメだな」とNさんは思い直したとのことです。

オーダーメイドの『士業専門電話代行』に利便性を感じて

前に利用した秘書代行サービスは、一般的な電話受付のみを提供する会社でした。「業種に特化したサービスはないかな？」と思ってたどり着いたのが、当社の『士業専門電話代行』だったのです。ホームページを見て、品質重視、利用ニーズに沿ったシステムである点にも引かれ、無料お試し期間を経て、長期間ご利用いただく運びとなりました。

心配していた法律用語に対する応対も、問題ありませんでした。相続や登記、債務整理に関する問い合わせを受けても、正確に聴取し、こちら側に取り次いでくれた、とのこと。これで電話の反響は安心して当社に任せ、ご本人は顧客回りや勉強会に専念できるようになったとのことです。

『士業専門電話代行』の活用をはじめて、ようやく事務所運営が安定軌道に乗り出したというNさん。少しずつですが、案件依頼や相談者の訪問数も増えてきた、という喜ばしい報告もいただきました。今後のNさんの益々のご活躍を期待しています。