電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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バーチャルオフィス事業者を選ぶポイントと注意点

 

バーチャルオフィスのメリットを生かすために

物件の賃貸料もかからず、低コストで事業拠点が築ける。そんな利用価値を重視して、フリーランスやSOHO事業者、ベンチャー起業家などに利用されているバーチャルオフィス。働くスタイルの多様化により、今後ますますその需要増が見込まれますが、どのようなバーチャルオフィス事業者がおすすめでしょうか?また、利用する上で注意したいこととは?今回は、バーチャルオフィスのサービスについてさまざまな角度にスポットを当てます。

バーチャルオフィスで貸し出されるアドレス

バーチャルオフィスが選ばれる理由

個人法人問わず、幅広く活用されているバーチャルオフィスですが、どんな点に着目して多くの人が選んでいるのか、その理由をいくつか挙げてみます。

  • オフィスを開設しないので、初期費用がかからない
  • 低コストで営業拠点が築ける
  • 住所を複数持つことが可能
  • 秘書代行サービスや郵便物転送など、オプションサービスも充実している
  • 携帯電話・自宅アドレスなど個人情報の公開を極力控えられる

バーチャルオフィスの利用目的は事業者によってさまざまですが、料金が安価で、手軽に利用できるところに魅力を感じている人が多い様です。

主なバーチャルオフィス事業者の特徴

都心部を中心にさまざまなバーチャルオフィス事業者が存在します。細かいサービス内容や料金システム、利用規約などは事業者によって異なりますが、多くの会社に共通する特徴を以下に列記します。

  • 「アドレスのレンタル」と「郵便物保管や転送」がサービスの大きな基本
  • オプションとして、「秘書代行」「FAX受信代行」などのサービスプランも提供
  • 郵便物転送サービスでは、生鮮食品や内容証明など取り扱えない郵便物も多くある
  • 入会審査を設けている
  • サービス利用にあたっては、保証金などの初期費用を支払うことが前提

貸出のアドレスは、営業目的に幅広く利用できますが、住民票登録パスポート登録など、利用できないケースもあります。サービス利点を悪用して犯罪に使われるケースも多々あるため、多くのバーチャルオフィス事業者は入会審査を設けて企業の基本情報を精査するのが基本です。

バーチャルオフィスを提供する事業者

どんな事業者がおすすめ?

円滑なビジネス活動を展開するために有効活用したいバーチャルオフィスですが、どんな事業者を選べば良いでしょうか?

サービスプランが充実している

前段でも紹介しましたが、バーチャルオフィスは基本的な「アドレス貸出」と「郵便物保管や転送」のほか、さまざまなサービスを提供しているところがあります。バーチャルオフィス・ユーザーで多いフリーランスなどは、固定電話やFAX機器などの設備を持っていないケースが多いため、その方面における業務のサポートが必要です。秘書代行FAX受信代行などがそれで、電話番号の貸出を行っている事業者もあります。
秘書代行サービスプランを選ぶ場合は、スタッフ教育のしっかりしたところを選ぶと良いでしょう。電話受付を任されたオペレーターのスキルが未熟では、クライアントに与える心象もマイナスとなります。単に秘書代行サービスがあるだけでなく、サービス品質を重視し、そのための環境も整っている事業者であれば安心です。

料金プランが明確

バーチャルオフィスは低コストで起業や事業の立ち上げを可能にしてくれるサービスです。そのため、利用料金もできるだけ安価なところを選びたい、と思う人も少なからずいるでしょう。安すぎる事業者と言うのもおすすめできませんが、それでも相場を意識した料金プランの事業者が安心できるのは確かです。
事業者の料金プランやシステムを見極めるには、各ホームページを参照して比較検討するのがベストです。秘書代行などのオプションを使えば、基本料金以外の月額料金が発生しますので、仕組み全体を考慮して選びましょう。高すぎる業者は考え物ですが、格安を強調する事業者も品質を犠牲にしている可能性は否めませんので、相場料金を確保した事業者が無難です。

契約実績が豊富な事業者

業界経験や契約数など、実績豊富な業者はノウハウもしっかりしているため安心です。スタッフ教育にも力を入れて、品質面も確保しているところが多いので、末長く利用できるでしょう。多くの利用パターンを見てきた実績もあり、それぞれの目的と目標に応じてベストなプランを提示してくれる提案力にも長けています。
実績豊富なバーチャルオフィス事業者であれば、長期活用も期待できます。コストパフォーマンスを考えても1社との長期契約のほうがお得です。本業以外の業務は代行業者に任せて、自身は営業や販売など注力すべきコア業務に専念できます。

悪質業者には要注意!

近年の需要増により、バーチャルオフィスを提供する事業者は増えています。その一方で、悪質業者も少なからず存在します。サービスの申し込み前に、優良業者の選別はもちろん、悪質業者がどんな特徴なのか認識することも大切です。「料金の説明が不十分」「法外なサービスまで引き受けている」「郵便法の範囲外で顧客の郵便物を取り扱っている」「どの口コミサイトを見ても評判が悪い」などの特徴が見られる事業者は、利用を避けたほうが無難です。

 - 営業担当者

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