電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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貿易会社におすすめ!バイリンガル電話代行

 

英語による対応をまかせられる電話代行

バイリンガル 電話代行』は、英語スキルを備えたオペレーターが電話応対するサービスです。英会話レベルにとどまらずビジネス英語にも通じているので、商談など専門性のある問い合わせにも対応できます。そのため海外の企業がビジネスの相手であり語学力が必須となる貿易会社にも利用され、その利便性は高く評価されています。貿易関係の事業において海外進出を計画しているのであれば、見逃せないサービスといえるでしょう。そこで今回は、まず貿易会社の事務担当に求められる英語スキルの実情をご紹介し、このサービスが事業者さまにどの様なメリットをもたらすかご説明します。

貿易会社が関わる港

貿易会社の事務担当は英語力が不可欠

貿易会社の事務は、輸出入に関わる仕事を担当します。その内訳は会社によって異なりますが、通関手配など各種手続きの手配から関係各所への連絡まで多岐にわたります。連絡先には海外の取引相手も含まれるため、英語力は欠かせません。

時には、社内の担当部署と取引先の企業との間の調整役も務めます。仕事上の話になるため、日常会話の感覚で話すわけにはいきません。日本語と同じく言葉使いに配慮する必要があり、いわゆるビジネス英語の習得も求められます。

電話での問い合わせにも対応するので、貿易関係の英語に関する知識も必要です。商品の受発注だけでなく、船便の予約や商品の納期、あるいは代金の支払い方法などについて、英語で質問される可能性があるためです。

貿易会社の事務において、英語は避けて通れません。電話の相手は家族や友達ではなく仕事の関係者であり、ビジネスシーンにふさわしい話し方が望まれます。取引上の質問も受けるので、専門用語にも通じていないと適切な回答が難しくなります。電話対応を含め事務作業の担当者は、専門性の高い英語力も期待されます。

すぐれた人材を確保するための便利な方法

貿易会社の社員でも、誰もが英語を得意にしているとは限らないでしょう。社内に語学スキルを身につけた事務担当がいないと、英語による電話対応などが語学力のある社員に集中する恐れがあります。しかし事務員を雇うとしても、要求に見合うレベルの人材は簡単には見つからないかもしれません。

そんな時、便利なサービスが『バイリンガル 電話代行』です。日本語と英語ともにビジネスシーンに適した言葉使いを習得しているので、どちらの言語でもお客さまを不快にする心配はありません。

オペレーターはビジネス英語に精通しているので、電話の用件が商品の注文や商談に関わる専門的な内容であっても適切に対応できます。伝達事項を取り次ぐだけでなく相手のニーズを理解したうえで業務を処理するので、商談などを円滑に進められるでしょう。

かつてより海外からの旅行客が増加傾向にありますが、その人たちから問い合わせが殺到しても取りこぼす危険はありません。いろいろ質問されても、言葉を理解できず回答に時間がかかるなどの事態にはならないためです。要望があれば、こちらから各種サービスや新商品について案内も行います。

貿易会社の事務は取引先や旅行客などさまざまな人から電話がありますが、いずれも言葉の壁を感じることなく速やかに接客対応します。英語に堪能な社員がオフィスに常駐しなくても、ビジネスチャンスを逃しません。新たに事務員を探す手間なども省けるので、このサービスはおすすめです。

英語でビジネスを行う貿易会社

個人で輸出入事業などを立ち上げた場合もぜひご相談を

個人で輸出入事業を始める際、初期費用を十分に用意できない場合も多く、事務員を雇う余裕はほとんどないかもしれません。『バイリンガル 電話代行』は利用プランを貴社が必要とする範囲内に抑えられるので、コストの節減にも効果を発揮します。

弊社のサービスには「標準コース」など固定的なプランがなく、利用時間や曜日をクライアントの都合にもとづいて選択できます。基本的に自分で英語対応できるのであれば、外回りなどでオフィスを離れる時間帯だけ利用することも可能です。海外出張する機会も少なくないと考えられますが、月ごとの契約のため、数カ月前から予定が分かっていれば事前の調整は難しくないでしょう。

電話代行と同時に『バーチャルオフィス』のサービスを活用すれば、新たに事務所をかまえる時間や手間もかかりません。電話番号とFAX番号をレンタルするスタイルで、必要最低限の事務所機能を果たせます。電話番号は全国の主要都市の地域局番、あるいはフリーダイヤルも用意しているので、新規の拠点において営業活動を展開しやすくなるでしょう。郵便受付サービスもあり、郵便物の種類によって宛先を使い分けられ、業務関係の大切な書類と私的な書類の混在を防げます。

その他にも、貴社のニーズに沿った柔軟な対応が可能です。個人による輸出入事業の立ち上げは英語のスキル以外にも、時間やコストの問題にぶつかると思いますが、弊社のサービスであれば問題解決に貢献できるでしょう。何か悩みを抱えた際には、ビジネスチャンスを逃さないために、ぜひ一度、営業担当にご相談下さい。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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