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ビジネス電話がなくなる?新たに登場したクラウドUCサービスとは?

 

ビジネスの可能性を広げるクラウドUCサービス

新しいコミュニケーションシステムとして、従来型のビジネス電話に取って代わるかもしれないクラウド型のUCサービスが登場しました。このサービスは、いろいろな通信手段を統一する機能があり、電話やパソコンなど各ツールの壁を取り払うシステムとして効果が期待されています。そこで今回は、このサービスの仕組みや特徴をご紹介し、そのメリットをふまえながらビジネス電話の現状における課題と改善策について探っていきます。

スマートフォンを使う男性

クラウドUCサービスとは

新たに登場したクラウドUCサービスとは、ネットワーク経由で提供されるコミュニケーションサービスの一種です。インターネットに接続可能な環境であれば、パソコンやスマートフォンなどをコミュニケーションツールとして活用できます。

そもそもUCサービスの役割は、これら各種の通信手段を統一することです。さまざまな種類の通信データを、ひとつのシステム上において利用できる仕組みを提供します。電話の音声記録をテキスト化する機能などがあり、通話内容をそのままメール文書に変換して送信できます。これら一連の作業をひとつのシステムによって処理できるため、電話を切ってから、パソコンの電源を入れてメールを作成する手間などがかかりません。

新たなクラウドUCサービスも、電話サービス機能に加えてビデオ会議機能やメッセージ機能が装備されています。こちらは企業向けといわれており、いろいろなツールを使った通話やチャット、あるいはウェブ会議などビジネスシーンに合わせたコミュニケーションのスタイルが選択可能です。

このサービスが提供するソフトウェアは各種の通信端末を内線でつなぐPBX(構内交換機)機能も備えており、ビジネス電話に取って代わる可能性が指摘されています。それぞれの端末をネット接続すれば内線通話が可能になるため、ビジネス電話が職場から姿を消すかもしれません。

クラウドUCサービスの特徴

クラウドUCサービスは、これまでのビジネス電話と同じく各端末への番号の割り振りなどが可能ですが、複数の通信形態をひとつのシステム上に統一できる点は大きな特徴といわれています。

固定電話はアナログ回線、IP電話はネット回線を使いますが、UCサービスであれば異なる回線をひとつの通信網に組み込んでも問題ありません。前者には会社の代表番号、後者には各部署のグループ番号という具合に使い分けられます。会議中にパソコン端末で電話を受信した時、通話状態のままスマートフォンへの切り替えも可能です。周りの人に迷惑をかけずに、会議の席を外せます。これらは、従来のビジネス電話にはなかった使い勝手の良さではないでしょうか。

会社では電話やパソコンなど多くのツールが活用されていますが、これまではおのおのが切り離された状態にあったといえるでしょう。UCサービスが導入されれば、これらが相互に連携したネットワークを構築できるわけです。状況に応じて業務連絡の方法は変える必要がありますが、その手間を簡略化できます。クラウド型のサービスであれば、ネット環境さえ整っていれば基本的に場所を選びません。

コミュニケーション手段の選択肢が増え、作業の効率化もはかれるので、新たに登場したクラウドUCサービスは将来的にさまざまなメリットをもたらす可能性があります。

ビジネス電話の現状における課題

現在も、ビジネス電話として固定電話を内線化している企業は少なくありません。しかし通信環境が整備され、コミュニケーションツールが多様化するなか、従来の方式に対して不満の声も聞こえ始めています。

固定電話のため、席を離れると電話を受けられません。離席中に他の人が対応すると、取り次ぎの手間がかかります。担当者が外出していると、すぐに連絡がつかないこともあります。取り次ぎ内容を間違えるとトラブルに発展する恐れがあり、対応の遅れはビジネスチャンスの喪失につながるでしょう。電話の取り次ぎは内勤中心の社員に集中する傾向も見られ、その人たちの作業効率が低下する恐れも見逃せません。

アナログ回線でつながっているので、オフィスのレイアウト変更も容易ではありません。内線化のためにPBX機能を持った機器類も必要になるため、導入費用や維持・管理のコストも発生します。経費を節約したい企業にとっては、頭の痛い問題かもしれません。

これらの問題をふまえると、今まで通りの方式は改善の必要があると考えられます。クラウドUCサービスも含め、いろいろな対策を検討してみると良いかもしれません。

ビジネス電話の改善策

インターネット環境が整い、パソコンやスマートフォンが普及している現状においては、これらの条件を生かさない手はありません。

PBX機能を有するシステムがクラウド型のサービスにより提供されているので、簡単な手続きだけで導入可能です。従来のPBX機器とは異なり電話線を引く工事や機材のメンテナンスは不要になるので、導入にかかる時間やコストの節減を見込めます。

クラウド型のサービスでは、スマートフォンなどアナログ回線でつながれていないツールもインターネットを介した内線化が可能です。外出中の人に連絡する時、内線としてすぐに転送できるので、電話を受けた人は取り次ぎや外線に切り替える面倒から解放されます。外線通話にならないので、それだけ通話料金も安くなります。

固定電話にこだわらなければ、場所の制約も受けません。オフィス環境を変えやすくなり、社員の気分転換にも効果を期待できるでしょう。ビジネス電話のシステムを改善すれば多くのメリットがもたらされる可能性があるため、いろいろなサービスの比較検討をおすすめします。

 - システム担当者

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