電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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FAXの使い方を知らない人が急増。その背景を探る

 

使用頻度は少なくても、根強く残るFAX

使い方を知らない方が急増する中で、FAXはまだまだ根強い需要があります。デジタル化が進んだ社会にも、使い勝手の良いFAXは隠れた活躍を見せています。今回は、FAXの使用方法を知らない方が増えた背景に迫るとともに、便利な『FAX番号貸し出しサービス』についても触れてみます。

FAXを使用する女性

FAXの使い方が分からない大学生は4割

SNSの普及に伴い、FAXの使い方が分からないという方が、若い世代を中心に増えています。あるアンケート調査によると、FAXの使い方が分からないと回答した方は、4割以上にも上ります。一方で、FAXの使い方を知っているという方の多くは、「自宅にあるから」「バイト先で使っているから」と答えています。しかし、使い方を知っていても、必要性を感じないと考えている方も多く、社会人になってから始めて操作方法を知った方も少なくありません。

生活の中での使用頻度が減っているとはいえ、ビジネスシーンではFAXで書類のやり取りが行われるシーンは多くあります。相手が不在でも取り急ぎ送付できるというメリットに加え、回線さえ混み合っていなければスムーズに相手に情報を送ることができます。時代の変化と共に需要が減りつつあるFAXですが、完全に消えてしまう日はまだまだ遠いのかもしれません。

学生から社会人になると、必ず企業はビジネスマナーの研修を行います。しかし、研修中にFAXの使い方を教えてくれる企業は少ないため、現場に出てから先輩に操作方法を教えてもらうことになります。今の生活に必要がなくても、FAXの使い方を知っているだけで、いざという時に慌てずに済むでしょう。

FAXのマナー

ビジネスシーンでFAXを送信する時には、いくつかのマナーがあります。こちらでは、FAX送信時の代表的なマナーをご紹介します。

  • FAX送付状の添付
  • 大量送信、重要書類を回避
  • 通し番号
  • 相手が読みやすい文字の大きさ
  • FAX送信後の確認

書類を送るだけと思われがちですが、FAXの送信にはこの様に細かいマナーが決まっています。FAXに限りませんが、送信先を間違えない様に正しく入力することが大切。ビジネスにはヒューマンエラーはつきものです。万が一、誤って送信してしまったとしても、差し支えない内容にとどめておくのがFAX送信時のマナーです。

また、企業には何台もFAXが設置されているわけではありません。多くの従業員が届いた書類を目にすることになります。当然ながら、他の方も使用する機会があるため、届いた書類の順番が前後してしまうこともしばしばです。そんな時のために、書類に通し番号を入れるという気遣いも必要です。

さらに、FAXによっては、受信した書類の文字が鮮明でない場合もあります。文字が小さすぎる場合は、文字がつぶれてしまうこともあるため、なるべく大きい文字を心掛けましょう。ささいなことの様に思えますが、こうしたマナーがビジネスシーンでは当然の様に求められます。

案外忘れられがちなのは、FAXの到着確認です。機械の履歴欄で送信完了になっていても、相手の手元に届かないケースもあります。送信が完了したら、すみやかに相手に連絡を入れ、FAXが届いているか、そして文字が不鮮明な部分はないか確認する様にしましょう。

新規のFAX番号はどの様に取得する?

新規で一般的なFAX番号を取得するためには、申し込みが必要となります。NTTのウェブサイトから予約を申し込んで下さい。法人の場合は、登記簿謄本などの書類が求められます。また、「116」に電話して申し込むことも可能です。その後工事が完了すると、新規回線がFAXに使える様になります。

新規に電話やFAXを設置するための費用には、施設設置負担金36,000円(税抜)に契約料800円(税抜)が加わり、さらには月々使用料も必要になります。

電話代行サービス(株)のFAX番号貸し出しサービスの紹介

これからもFAXはビジネスシーンで必要な存在です。そのため、独立開業をしたい方や、新たに営業拠点を開設したい方にとっては、不可欠ものとなります。しかし、はっきりした使用頻度が定まらない状態で初期投資を行うのは、ためらわれるでしょう。そこでおすすめしたいのが、弊社の『FAX番号貸し出しサービス』です。

『FAX番号貸し出しサービス』では、届いたFAXの受信連絡や再送信業務をご提供しています。さらに、受信したFAXをPDFファイルにしてメールで送信するサービスも行っております。新規事業を開始するにあたり、イニシャルコストに不安を感じている方は、ぜひ弊社のFAX番号貸し出しサービスをご活用いただければ幸いです。

弊社ではFAX番号だけでなく、独立開業や営業拠点の開設をお考えの方に向けて、全国電話受付サービスも行っています。お貸し出しできる電話番号は、多数の地域の番号を取りそろえております。ご参考までに、貸し出し可能な地域局番は次の通りとなります。

◇大阪(06)・東京(03)・札幌(011)・仙台(022)・千葉(043)・川崎(044)・横浜(045)・さいたま(048)・名古屋(052)・京都(075)・神戸(078)・広島(082)・福岡(092)・北九州(093)など

◇フリーダイヤル(0120)・IP電話(050)

電話代行サービス(株)では、24時間365日対応しております。お客様のニーズに合わせた、さまざまなサービスをご用意しておりますので、新たなビジネスチャンスにぜひお役立て下さい。

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