電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

起業家を応援!バーチャルオフィスと電話代行の上手な活用法

 

バーチャルオフィスと電話代行、便利な組み合わせをご紹介

起業には多かれ少なかれ費用が必要ですが、自宅開業ならオフィス代など固定費を節約できます。通勤の負担もなくなり、税制面での優遇措置も期待できます。しかし自宅が仕事場になると、たとえば個人情報である自宅の住所を人に知られるなど、いろいろな問題が発生します。それを解決してくれる手段のひとつが、バーチャルオフィスです。

自宅で仕事をする女性

自宅開業の不安要素

自宅で開業すると経費節減になりますが、自宅と仕事場の区別がなくなるという問題は避けられません。通勤の必要がなくなり、自分のペースで仕事を始められるという利点はありますが、公私の切り替えが難しくなります。誰かと面会する場合にも、必要があれば自宅に呼ぶことになり、人を雇えば仕事場である自宅に受け入れざるを得ません。一人暮らしでなければ、家族もこの問題に巻き込むことになるでしょう。

そして、住所の問題があります。自宅と仕事場の住所が同じであると、金融機関からの信用がマイナスに働く場合があります。何より仕事場の住所を隠していたら、取引相手やお客様から信用を獲得することが難しいと思いますが、自宅開業の場合、この住所の表示は個人情報の公開を意味します。特に女性であれば、セキュリティーの面からも不安に思われるでしょう。

バーチャルオフィスで不安要素を解決

これらの問題の対処法として、バーチャルオフィスという選択肢があります。これは起業時に必要となる基本的な情報、つまり電話番号、FAX番号、そして住所を貸し出すサービスです。レンタルオフィスとは異なり、業務スペースを借りる必要がありませんので、自宅を仕事場にしたまま活動ができ、レンタルオフィスよりも比較的安価に利用できます。
サービスによっては郵便物の受け取り、保管、指定した宛先への転送も依頼できます。何より、必要な時には借りた住所を表示すれば大丈夫ですから、名刺やサイトなどに個人情報を公開しないで済みます。自宅開業でプライバシー情報を守りたいという起業家の方は、ぜひバーチャルオフィスのご利用をご検討下さい。

バーチャルオフィスを利用するなら、電話受付もセットで

バーチャルオフィスと電話受付サービスをセットで利用すると、住所や電話番号の貸し出しに加えて、オペレーターによる電話対応やFAXの送受信も引き受けてくれます。せっかく申し込むなら、住所を借りるだけではもったいないです。いろいろなサービスを上手に組み合わせて、最大限に活用しましょう。

電話受付サービスを利用するメリット

バーチャルオフィスを申し込んだ際、電話受付サービスを合わせて利用すると、業務の効率化が図れます。起業時などは多くの業務を抱えますが、電話対応に追われることなく、作業がはかどります。また、自宅で開業したなら、電話番号貸し出しサービスもセットで利用することも想定されます。貸し出された電話番号に着信した電話も、電話受付サービスにまかせることができますので、自分のペースで仕事を進められるメリットがあります。

電話対応の経験豊かなオペレーターに任せれば、安心してコア業務に注力できます。新たに事務員を雇わなくて済みますから、募集や教育の手間も省けるでしょう。一度に着信が殺到しても、システムのしっかり備わった代行企業であれば、取りこぼす心配が少ないので、顧客獲得のチャンスを逃しません。電話をかけてきた方を待たせずに電話をつなぎ、オペレーターが心をこめて対応します。その結果、お客様や取引先に喜んでもらえれば、商品の売り上げ向上や、会社のイメージアップも期待できるでしょう。

必要なサービスプランをチョイスしよう

バーチャルオフィスは、自分で事務スペースを用意しなくても、一通りの事務機能を果たしてくれるサービスです。必要に応じてプランを選択すれば、多くのメリットを期待できます。選択肢は複数ありますから、いろいろな組み合わせも可能です。

たとえば、電話番号や住所だけでなく、FAX番号も借りることができます。FAXを受信したら、電話連絡やデータのメール送信も依頼できます。図面のやり取りが多い業種であれば、時間のかかる郵送だけでは間に合わないでしょう。このサービスも利用すれば、取引先にFAX送信を頼んだ後、事務所で待機しなくても利用者様の都合が良いタイミングで内容を確認できます。

とはいえ、利用者様のニーズは一様ではありません。どの様な組み合わせが良いか迷われたら、オーダーメイドの実績豊かな電話代行サービス(株)までご相談下さい。お電話でのご相談や、お問い合わせフォームも準備しております。バーチャルオフィスや、その他さまざまなサービスのご利用方法やメリットをご説明いたします。お気軽にお問い合わせください。

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