電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

求人受付対応を代行する前に、注意したいことは?

 

早く採用したい。そんな時こそ落ち着いて!

求人を出せば、少なからず応募者の対応に追われます。代行サービスを利用しても、面接や採用者の決定などは、担当者の方が行うことになります。これらの業務をスムーズに進めるために、担当者の方は代行会社と十分に意思疎通を図る必要があります。事前の打ち合わせを怠ると、電話対応にも不備が生じるでしょう。そこで今回は、求人受付対応目的で秘書代行を利用する前に、押さえて欲しい注意ポイントをご説明します。

面接スケジュールや場所など基本情報をしっかり確認

求人をかけた際には、多くの応募者と面接することになります。できるだけ早く採用者を決めたいとは思いますが、過密日程を組むと落ち着いて面接できません。担当者の方が疲れ切っていたら、応募者から十分な情報を引き出せないでしょう。また、誤って別々の人の面接日を重複させてしまうと、応募者にも迷惑がかかります。万全の体制で面接に臨むために、電話代行を利用する前には、面接スケジュールの打ち合わせが欠かせません

また、面接場所や最寄り駅からの道順など、基本情報の確認も重要です。担当者が面接の準備を整えて待っていても、伝えた場所や道順が間違っていたら、応募者はなかなか到着できません。お互いの時間が、無駄になってしまいます。オペレーターに適切な道案内を依頼するためにも、面接地や道順などの基本情報は細かく伝えておくことが望まれます。

面接場所を電話で聞く男性

連絡内容や報告方法など、理想的な段取り

一般的に求人受付は、通常業務と並行して進められます。担当者は他の業務に追われながら面接を行い、採用者を検討することになります。また、採用者が決まったらすぐに伝えないと、他の職場に行ってしまう可能性があります。そのため、秘書代行を利用する際、依頼者様は応募の受付から採用通知までスムーズな対応を期待されるでしょう。

そのためには、いろいろな項目について事前に決めておく必要があります。たとえば、担当者の方が応募者について何を知りたいか明確にしておかないと、忙しい中で余計な情報を聞かされる羽目になります。報告方法も同じであり、事前確認を怠ると報告を受け損なう恐れが出てきます。担当者の方が必要な情報だけを確実に入手するために、これらの項目を依頼先にあらかじめ知らせることが望まれます。

なお、弊社では求人受付対応に特化した『求人受付専門 電話代行』をご用意しております。採用業務の効率化を図りたい事業者様はぜひ活用をご検討下さい。

 - 営業担当者

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