電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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信頼できる秘書代行会社の探し方

 

秘書代行会社探しのポイントや注意点とは?

なかなか良い秘書代行会社が見つからない…。その様な悩みをお抱えの企業様も多いのではないでしょうか。ホームページでその会社の基本情報やサービス内容、料金システムは一通り分かっても、「果たして本当に信頼できる会社なのか?」というところまではなかなかつかめません。そこで今回は、当社の考える秘書代行会社探しのポイントや注意点をご紹介します。代行業者の探し方、選び方でお悩みの企業様は、ぜひ参考にしてみて下さい。

ホームページをチェックして見比べる

秘書代行会社を探すなら、ホームページのチェックは欠かせないでしょう。サービスの内容や利用料金、また手続きの方法など、基本的な情報を確認できるからです。

その際、まずサービスを利用する目的を明確にしておく必要があります。目的がはっきりすれば、必要なサービスを絞り込めるからです。貴社のニーズに見合ったサービスについて、利用料金や追加できるオプションを比較できる様になります。残業や休日出勤をなくしたいと考えるなら、24時間対応サービスについて比較すれば良いわけです。

たしかに、コストの節減は大切な目的のひとつと思われますが、利用料金にばかり気を取られると危険です。代行業者の体質を総合的に判断するためには、オペレーターのスキルやこれまでの実績などにも目を向ける必要があります。料金が安くてもサービスの品質が低ければ、結局、代行業者を乗り換えることになるでしょう。

ただし、実際の業務に対する利用者の声を確認することは難しいでしょう。多くの場合、業者にとってプラスとなる意見が紹介されるためです。批判的な評価も知りたいと考えるなら、ホームページの確認だけでは不十分かもしれません。

口コミサイトを見て調べる

利用者の声を知りたいなら、口コミサイトでの情報収集は有効な手段のひとつです。実際にサービスを利用した感想が、率直に語られているからです。特定の代行業者が、都合の良い意見だけを選んで掲載することは難しいと考えられます。

利用を検討しているサービスを調べれば、使い勝手が良いかどうか代行業者ごとに検討できます。その際は、ひとつの口コミサイトだけを見るのではなく、複数のサイトをまたいで情報収集しましょう。オペレーターの言葉使いなど電話対応のレベルについても、いろいろな意見に触れられます。実際に利用した人の評価ですから、1回は確認してみる価値があります。

ただし、口コミは投稿者の主観にもとづいている点に注意しなければいけません。あくまで利用者の感想ですから、正確性を欠いた内容となるケースもあります。どんな意見が多く見られたとしても、客観的なデータではなく参考意見として扱う必要があります。

ランキングサイトを見て調べる

ランキングサイトは、利用者の意見をもとに信用性の高い代行業者を格付けしたサイトです。ユーザー評価の高い代行業者ほど、上位にランクされます。口コミサイトと同じく、利用者による代行業者の評価を調べる方法として有効です。

しかし、こちらも客観的なデータとはいえません。評価の基準が、利用者によって異なるからです。その結果、オペレーターの言葉使いが同じであっても評価が分かれる場合もあります。丁寧な言葉使いを喜ぶ人もいれば、それを機械的に感じる人もいます。つまり評価基準が曖昧なのです。

そのため、ランキングサイトの結果に頼り過ぎると、いろいろな意見に振り回される可能性に注意しなければなりません。口コミサイトの意見と同様に参考資料として利用しないと、自分なりの判断基準を見失いかねませんので、過信するのは避けましょう。

営業担当から直接話を聞く

仮にいろいろ情報を集めたとしても、営業担当から直接話を聞くことは重要です。見積もりを入手できるので、ホームページでは気づかなかった点も比較可能です。何より、担当者がどれくらい柔軟に対応してくれるかが判断できます。

親切な担当者であれば、貴社が伝えた目的以外にも細々とした要望を聞いてくれるでしょう。時間を割いてニーズを確認し、最初に予定していたプランの問題点を指摘してくれる可能性もあります。打ち合わせを通じてより良いプランを提案されたら、信頼関係が生まれても不思議ではありません。

一方、担当者の対応に問題があれば、いくら料金が安くても契約する気は起きないでしょう。また、必要のないサービスを勧められたりしたら、不信感が増すだけでとても信用できる会社だと評価はできません。

また、会社の業務方針なども確認すれば、代行業者の体質についても理解が深まります。職場の雰囲気や研修の効果については、社内の人間でないと把握が難しいといえます。ホームページや口コミ情報からは推し量れないでしょうから、直接聞くのが一番と考えられます。

営業担当と直接打ち合わせを行う

つまり、実際に営業担当と話せば、打ち合わせを通じて仕事に対する姿勢が分かります。利用者のメリットを考えてくれる担当者なら、信頼に値すると判断できるでしょう。安心して契約を結ぶために直接担当者と顔を合わせ、会社の体質や方針、姿勢の把握をしてみて下さい。きっと、信頼できる秘書代行会社が見つかるはずです。

 - 営業担当者

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