電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

難しい秘書代行選び。その比較ポイントは?

 

低価格・高品質でも応答率が悪ければダメ!

秘書代行を利用するなら、料金も品質もバランスのとれた業者を選びたいものです。人員を採用するより低コストでなければ、経費を節減できません。オペレーターの対応能力が低ければ、会社のイメージが下がります。しかし、一部には価格に比例して品質も下がる業者が存在しますから、きちんと比較して慎重に選ぶ必要があります。では比較の際、とくに重視するポイントはどこなのでしょうか?以下にご説明します。

料金プラン

秘書代行を利用するなら、できるだけ安い料金で多くのサービスを提供して欲しいと思うのが自然です。しかし、自分たちのニーズに合ったサービスを選べなければ、不満を感じることもあるでしょう。また、不必要なサービスを除外できなければ、経費の無駄遣いにもなります。

その観点で言えば、選ぶサービスに見合った料金プランの代行会社が良いのではないでしょうか。コストは使うサービスのみに限定されれば、納得しやすいですし不公平感もありません。利用者の立場に立った料金プランを提示してくれる業者を選びましょう。

サービスの品質

受話器の向こうのお客様にとって、電話対応はその会社の対応とイコールの関係です。担当者の態度が、会社のイメージを左右しかねません。そのため秘書代行のオペレーターは、お客様の信頼を得られるくらい高いコミュニケーション能力が望まれます。オペレーターが電話秘書と呼ばれる所以です。

その様な能力を育むのは、会社全体の品質に対する意識の高さです。ですから日頃の社員教育、言葉遣いなどの定期的な研修、また個々が高いモチベーションを維持できる工夫を行っているかどうか、などがポイントになります。これらの積み重ねが実際の業務に生かされれば、お客様の満足や信頼を得られ、会社のイメージ向上にもつながります。

高いコミュニケーション能力を持つ電話秘書

応答率

いくら高品質をうたっても、電話がつながらない状態を生んでいては、お客様の不満は高まります。電話に出ない、あるいは常に通話中という状態は良くありません。

そこで確かめたいのが応答率です。応答率とはかかってくるコールに対する対応率を示す数値。この応答率が高ければ高いほど、サービス満足度は高まります。応答率が確保できるシステムや人員体制が整備されているかも見極めのポイントでしょう。

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