電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

ホームページ制作業者にも便利な秘書代行

 

作業効率アップのために秘書代行を活用

独立系のホームページ制作業者は依頼を受けて仕事をしますから、作業中もクライアントから要求があれば対応しなければなりません。しかし、制作スタッフは納品前なら徹夜するくらい忙しく、即時対応は困難なことも。この様な状況を打破するひとつの手段として挙げられるのが、秘書代行です。

ホームページ制作業者のありがちな悩みとは?

ホームページ制作業者は、企業などから依頼を受けてWebサイトを制作します。具体的にはサイトの顔となるデザイン、集客の要となるコンテンツの考案・作成、納品後のサイトの更新・管理など運営のサポート、閲覧状況を把握するためのアクセス解析などです。

この職種も業界ならではの悩みを抱えています。ユーザーに喜んでもらうためにはクライアントの意見が重要ですが、コンテンツの良し悪しは使ってみなければ分かりません。クライアントは気付いたタイミングで連絡してくるので、制作側としては既に済んだ作業に戻ることもあり、効率が下がります。特に納品前は徹夜続きになるくらい忙しく、クライアントの要求は予測不能ですからスケジュール調整も困難になります。

だから、余裕をもってサイト制作に取り組むためにも、事務作業などほかの業務はなるべく外注しリソースを確保したい。そこで秘書代行がお役に立つかもしれません。

秘書代行でどの様に解決できるか?

秘書代行を利用する事業者様は、クライアントとの信頼関係を生み出せる電話対応を期待されるでしょう。そのためには不定期なクライアントからの連絡に対応する必要がありますが、24時間体制のサービスを利用すれば問題ありません。また、オペレーターはコミュニケーション能力が高いですから、専門的な内容でも的確に把握できます。そのため制作スタッフの方は、要求の意図に沿ってクライアントが納得できる修正案を提供することに集中できます。

難しいのは、クライアントからの要求内容を事業者様に伝えるタイミングではないでしょうか。要求には即時対応したいところですが、作業効率が落ちれば制作スタッフのモチベーションが下がります。たとえば、制作側の作業状況も把握しておけば、より適切なタイミングで事業者様に要求内容を伝えられます。その様な細かな対応が、最終的には満足できる納品物を生み出し、クライアントとの信頼関係の構築にもつながると思います。

 - システム担当者

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