こんな場合はどうする？秘書代行の疑問を解決

更新日：2022.05.02秘書代行

高品質の電話応対で、多くの企業様にご利用いただいている秘書代行。安心の料金システムや、便利なオーダーメイドなども人気の理由です。一般的に、「秘書代行って、電話を代わりに取ってくれるだけ？」という、漠然としたイメージしかお持ちでない方も多いかもしれません。今回は、秘書代行のサービスや利用方法のディテールを紹介しますので、今後の判断材料に生かしていただければ幸いです。

>>電話対応の悩みを解決できる「秘書代行・電話秘書」の詳細についてはコチラ

1 使用中の電話番号をそのまま使える？
2 契約内容の変更は？
3 土日のみ、24時間サービスは可能？
4 商品説明のサービスも任せて良い？
5 契約時間外にも留守番電話などは使えるのか？
6 契約後も変更可能。臨機応変に対応

使用中の電話番号をそのまま使える？

弊社の電話番号をお貸し出しするサービスもございますが、現在使用中の電話番号は変更せずともそのままご利用いただけます。そのため、電話番号の入れ替えなど、面倒な手続きは全くございません。

取引先やお客様からかかってくる電話は、電話転送機能を使用して弊社へ転送。秘書代行チームのオペレーターが、貴社の事務員として親切丁寧に電話をお取り次ぎします。

このサービスは固定電話を引いている事業者様に有効ですが、携帯電話のみで活動している事業者様には、固定番号発着信サービスが便利です。こちらは、お手持ちの携帯電話でコールバックする場合も、お貸し出しの固定電話の番号通知が可能です。相手側からの電話に対しては、事業者様が直接対応することも可能ですし、ご希望であれば、弊社オペレーターによる対応もできます。

契約内容の変更は？

すべて合意して契約した後でも、いざサービスを利用してみてイメージと違ったり、契約当時とは異なる課題が生まれたりした場合、「対応方法を変更したい」と希望する事業者様がおられて当然です。その際は変更可能ですので、遠慮なく営業担当か業務担当にご相談いただければと思います。

サービスの追加や取り消し、または時間帯の変更や連絡方法の見直しなどは、事業者様のご都合に合わせて随時対応いたします。状況の変化で生じた電話応対業務に関するお悩みなども受け付けておりますので、その際はどうぞご連絡下さい。

土日のみ、24時間サービスは可能？

弊社では、深夜早朝、お正月もお盆、ゴールデンウィークも関係なく、24時間365日電話受付できる体制を整えています。なお、そのサービスは状況に応じて「土日のみ」あるいは「平日のみ」24時間対応にすることも可能です。

コール数は常に一定とは限りません。24時間対応が必要でなければ、時間を区切ってのスポット活用も可能です。状況に応じてサービスの組み換えを行っていただければと思います。

サービス利用の時間帯は、コール数に応じて決めるのがベストです。コール数を予測することを予測呼と言いますが、コール数の予測データを算出しておけば、特定の時間帯や期間に増えるコール量に対処できるかと思われます。
コール数の見立て方法、それに応じたサービス利用、時間の選び方も、ぜひご相談下さい。

商品説明のサービスも任せて良い？

商品・サービスの説明も、秘書代行スタッフが行います。現場スタッフはみな配属される前に、貴社の取り扱う商品・サービスの知識を習得し、理解したうえで業務に臨みます。そのため、商品知識の欠如でお客様の不信・不安を招く恐れはありません。ただ、通販受付専門業務でない分、対応の範囲には制限があります。そのあたりの線引は、案件ごとに異なる場合もございますで、一度、営業担当にご相談下さい。

必要な知識や情報の中でも、とくに重要なもの、ぜひ伝えるべきものなども、事前のお打ち合わせにて確認し、現場と共有いたします。商品によっては、取り扱いの難しいもの、管理上の注意点、絶対に守るべき使用方法など、質の違いでルール化を必要とするケースもありますので、そのあたりもお打ち合わせの段階でしっかりお取り決めしますのでご安心下さい。

契約時間外にも留守番電話などは使えるのか？

オペレーターが対応しない契約時間外に対する対処法ですが、留守番電話の機能でカバーする方法があります。契約時間外にかかってくる電話に対しては、音声ガイダンスや留守番電話で対応可能ですので、遠慮なくご相談下さい。（有料）

その際は、以下の3つのご利用パターンがございます。

当社規定のガイダンス
オリジナルのガイダンス
留守番電話機能付きオリジナル時間外ガイダンス

当社規定のガイダンスをご利用になる場合、貴社名の名乗りはありません。一方、オリジナルのほうは貴社名を名乗り、他に入れて欲しい文言もご指定できます。それぞれ方法や文言内容が異なりますので、事前にご確認のうえ、ご利用下さい。

なお、留守番電話に伝言メッセージが吹き込まれた際は、担当者様の携帯電話にメールでお知らせします。

契約後も変更可能。臨機応変に対応

弊社の秘書代行は、契約前に営業担当者が事業者様と念入りにお打ち合わせをし、もっとも都合の良いかたちでのカスタマイズを提供いたします。しかし、ヒアリングも打ち合わせも綿密にやったとしても、さまざまな事情でサービス内容や時間帯の変更を余儀なくされるケースは少なくありません。その際は、事業者様のご都合に合わせ、フレキシブルに対応いたしますので、何なりとご相談下さい。

規定のルールや取り決め、原則などに縛られては、サービスの可能性は狭まるばかりです。状況の変化に応じて柔軟に対応できるのが、弊社の秘書代行の活用メリットでもあります。