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電話秘書のサービス内容やメリット、契約の流れについて

 

イメージとは違うかも?電話秘書の内容やメリットとは

電話秘書についてですが、もしかしたら派遣社員を雇うのと一緒で、そこまで経費削減にならないイメージを持たれている方もいるのではないでしょうか?今日は電話秘書のサービス内容や契約の流れについてご紹介します。

電話秘書のサービス内容

まず、電話秘書とはどの様なサービスなのかについて説明します。電話秘書とは、電話受付用の秘書を雇うということではありません。一言でいえば、電話での受付や案内といった電話で行える秘書業務を代行するサービスです。また、業者によっては、メールの対応や書類の作成、スケジュール管理など、幅広くサービスを提供しているところもあります。

当然、「秘書」というくらいですから、利用者にとって価値があり満足できるものでなければなりません。そのため、電話秘書を利用する際は、色々な業者のサービスを確認してから利用する様にしましょう。

電話秘書のメリット

電話秘書のメリットで一番大きいのは、電話受付や電話対応から開放され、「時間が生まれる」という点です。もちろん、その会社会社によって異なりますが、電話受付や電話対応に要する時間というのは、結構かかっているものです。こういった業務を削減(外注)していくことで時間が生まれ、他の業務に時間を費やすことができるようになり、全体的に業務の効率をアップさせることができるのです。

また、電話受付は気にしなくていい訳ですから、業務の効率アップだけでなく、安心して事務所を空けて営業活動を行うこともできます。そして、コストの面においても事務員や秘書を雇う場合に比べると、電話秘書は大幅にコスト節減をすることもできるのです。

電話秘書を利用する方

では、電話秘書を利用する方には、どんな人がいるのでしょうか?会社を起業したり独立開業して間もない方、弁護士事務所や税理士事務所など個人で事務所を運営している方、社員が少なく人手不足でお困りの方、外出が多く事務所が不在になりがちな方、新たに事務員を雇いたいが人件費でお悩みの方、電話対応で会社のイメージ向上を図りたい方、休日の電話対応を業務委託したい方、などさまざまです。基本的には、電話対応を大事にしたい、重要な電話をとりこぼしたくない、といった方々が多い傾向にあります。

電話秘書のサービス内容とメリット、サービスを利用する方々についてご紹介しました。このブログを読む前と読んだ後で、電話秘書のイメージは変わりましたか?確かにコストはかかりますが、実際に人員を雇うよりも大幅にコストを節減できたり業務の効率化を図ることができるので、コストパフォーマンスの高い投資といえるのではないでしょうか。もし、ご検討中の方がいらっしゃれば、一度、短期間でもよいので利用されることをお勧めします。

次に、実際に利用するとなった場合、契約の流れはどの様になるのかをご説明します。

契約も簡単!電話秘書を始める流れとは

申し込みや契約締結、と聞けば時間がかかり難しいものと思われがちですが、実はそんなことはありません。何事も大体の流れが分かっていれば、物事をスムーズに進めることができます。では、電話秘書における契約の流れをご紹介します。

問い合わせと契約の決め手

まず、電話秘書を利用するにあたって最初にするべきこととしては、業者への問い合わせです。電話での問い合わせが基本ですが、業者によってはネット経由でしか対応していないケースもあります。問い合わせをする際は、予めいくつかの業者をピックアップしておき、自身の要望や希望をまとめ、確認する質問も整理しておく方が良いでしょう。

もちろん、支払額の高低や口コミなどでの評価の差もあります。その辺りも重要にはなりますが、やはり一番重要なのは「品質」になると思います。業者によっては無料期間を設けているところもありますので、基本的に1ヶ月程度ですが、この無料期間の評価で正式に任せるかどうかを決めるのも良いと思います。無料期間を利用したからといって、必ず正式契約が必要という訳ではありませんので、気軽に試してみてはどうでしょうか。

サービスについての説明と見積もりの掲示

予めピックアップしていた業者に問い合わせを行った後は、その業者がサービス説明と見積もりの掲示を行ってくれます。メールや電話で細かく詳細を知らせてくれます。サービス内容の詳細から決済方法、最低契約期間など説明されるので、しっかりと把握しておきましょう。

また、解約時の手続方法もしっかりと確認が必要です。指定された書面の提出が必要なのか、口頭で伝えるだけでいいのか、申し出の当月で解約できるのか、1ヶ月前予告なのか、その辺りの確認をしっかりととって下さい。もし、説明をされなければ、後日でも問い合わせて確認を行う様にして下さい。
あと、見積もりについてですが、後々にトラブルにならないためにも、「見積書」としてもらっておいた方が良いと思います。

電話秘書のサービス開始まで

ここまでくれば後は正式に契約するのみ、となります。契約書に必要事項を記入し、捺印、業務料金の支払いが済めば、業者側から転送先の電話番号など各種情報が送られてきます。この際、転送先の電話番号の設定作業を行う必要がありますので、間違いのない様にしっかり執り行いましょう。併せてメールの受信テストなども行われます。問題が発生すれば、その都度問い合わせを行って、解決していきましょう。以上がサービス開始までの流れです。

電話秘書における契約の流れについてでしたが、特に難しくないことがご理解いただけたかと思います。できるだけ、無料期間を設けている企業を選んで、信頼できるかどうかを確認するのが良いと思います。電話秘書を有効活用し、ぜひ、貴社の業務効率化にお役立て下さい。

 - 営業担当者

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