電話代行サービス(株)のスタッフブログ

スタッフブログ

スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

添付ファイルを送信する時に注意したいこと

 

ビジネスメールは受信側への配慮が必要

ビジネスメールを使いこなす男性

ビジネスメールについて書かせてもらった内容が非常に好評を頂いているので、今日も引き続きご紹介できればと思います。今日は、メールのやり取りで多い、添付ファイルの使用についてです。
(ビジネスメールに関する過去のブログ記事については、こちらをご確認下さい。)

添付ファイルを送る時に注意したいのが、容量とファイルの種類です。添付ファイルの送り方を誤ってしまうと、取引先の信用を失ってしまうことにもつながりますので、その基本はしっかり押さえておきたいものです。それでは、添付ファイルを送信する時の注意ポイントについて説明します。

添付の容量は2MBまで

現在はメールサーバの大容量化、インターネット回線の高速化などが進んで、10MB以上の添付メールも楽々と送受信が可能となりました。しかし、企業によっては、3MB以下のメールしか受け取れないサーバを使用しているところもあります。このような時、容量の大きいメールを送信すると、相手先のサーバがはじいてしまうなどのトラブルが発生します。そうすると、メールが届かないのはもちろん、相手はメールが送られたことにも気づきません。大量のファイルを一度に添付して送信、というのはリスクが大きいといえるでしょう。また、仮に許容の範囲内でも、相手のサーバを圧迫するのは間違いありませんので、その点も考慮しましょう。

メールの本文も含めた全体の容量は、2MB以下が基本、と押さえておきましょう。

どうしても大容量のファイルを送信したい場合は、ファイル転送サービスなどを利用し、そのファイルへアクセスする手段のみをメールで送信する、という方法があります。メールサーバを介さずにファイルが送信できるので、普段からサーバの容量が逼迫(ひっぱく)している方にも、既存のメール整理を促すことなく、素早く確認してもらうことができるという特徴もあります。

ファイルの種類にも要注意

添付ファイルで気をつけたいのは、容量の他にファイルの種類です。以下に記す種類であればほとんどの環境で開けます。

  • JPEG、BMP、PNG形式の画像
  • Word
  • Excel
  • PDF
  • メモ帳(テキストファイル)
  • 圧縮ファイル(ZIP)

これらのファイルは一般的ですが、自身の会社ではよく使っているものでも、相手側にそれを閲覧するソフトが入っていないという例は少なくありません。特にありがちなのは、パワーポイントには対応していなかった、ということです。送信する時は一言お知らせする配慮を行うと良いと思います。

また、環境にも注意が必要です。WordやExcelを作成した環境がWindowsで、受信側がMacintoshを使っている場合、ファイルが開けなかったり、ファイル名や本文が文字化けしたりなどのトラブルもあります。メールを送るにも複雑な事情があるので、これらの注意点を踏まえた上で、ビジネスメールを使用したいものです。

 - 総務

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9号館
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.