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気をつけたい社内メールの使い方

 

社内メールのマナーやルールとは?

本日、総務部署内にて、「社内宛のメールの送り方」について議論になったので、一般的な社内メールのマナーやルールについて、ご紹介したいと思います。

ビジネスメールは、顧客や部外関係者とだけやり取りするものではありません。もちろん、社内宛のメールもマナーを守って送るべきビジネスメールの一つです。言うまでもなく、会社のパソコンから送るメールは会社のものです。公私混同は避け、社内ルールや一般常識に沿った使い方を心がけたいものです。

上司宛の敬称の使い方

社内メールを送信する相手でもっとも多いのは、直属の上司かもしれません。そのとき大事なのが、宛名をどうするか。小規模な会社では、役職者でも名前で呼ぶところもあるみたいですが、メールではきちんと敬称をつけて送りたいものです。上司宛に使われる敬称は、「様」と「殿」です。それぞれ意味合いが異なりますので、しっかり覚えて使い分けましょう。

「様」は、一般的に用いられる敬称で、相手が目上でも目下でも使われます。部長であれば、「経理部長 田中様」という具合です。一方、「殿」は、宛名を役職名で送るときに使います

上記の例であれば、「経理部長殿」という様に使用します。

ここでよく間違われるのが、「田中部長」のあとに「様」をつけてしまうこと。役職名そのものが敬称なので、あとに様をつけてしまうと二重敬語になってしまいます。間違った使い方ですので、気をつけましょう。

同僚相手でも、公私混同は避けよう

相手が上司や取引先の担当者であれば、礼儀をわきまえた節度あるメールを誰もが送るでしょう。しかし、会社の同僚や後輩相手に送るメールとなると、ビジネスメールであることを忘れて公私混同の軽い調子の文章や表現になる事例が多い様です。

社内メールはあなたのものではなく、会社のものです。会社の財産であるパソコンを使用して送るものですので、くれぐれも公私混同メールは避けましょう。

また、社内メールを閲覧し、監視する権利が会社にはあります。自分が送ったメールを会社の誰かが無断で読んでも、プライバシーの侵害にはあたりません。仕事中に会社のパソコンを使って個人的なメールを送るのは絶対に止めましょう。

社内メールを送る女性

社内でやり取りするメールでも、しっかりマナーとルールを守って使うことが、ビジネスマンの常識といえます。社会人として軽率な間違いは犯さない様にしましょう。

 - 総務

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