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できない知らないでは困るビジネスメールのマナー

 

仕事上でのメールのマナーとは?

今の時代、メールを使って仕事を行うことは当たり前になってきました。ビジネスとしてメールを送るのに、「この送り方でいいのだろうか」「こういった書き方で問題無いのだろうか」と不安に思われる方も多いと思います。本日は、メールにもあるビジネスマナーについて紹介します。

仕事上のメールを送る男性

仕事上でのメール

普段から、メールは友人や知人とのやり取りで使い慣れているとは思いますが、仕事上のメールは形式などが大きく異なります。仕事において、メールはいつでも送ることができるのでとても便利です。しかし、電話や直接会うのとは違い、声色や表情を伺えないので、送った文章や言葉の意味がそのまま捉えられてしまいます。間違った言葉を使ってメールを送信してしまったら、後で修正することはできませんし、謝罪の上で訂正したメールを送ることになります。仕事上のメールにもマナーは存在します。便利なメールを、きちんとしたマナーを身に付けることでより活用できる様にしましょう。

ビジネスメールの注意点

ビジネスメールはいつでも送る事ができるので、とても便利ではありますが、すぐに読んでくれるとは限りません。重要な案件であれば、電話で対応する様にしましょう。もし、複雑な内容の場合、メールだけでなく電話もするとより良いと思います。何故ならサーバートラブルなどでうまく送信できないこともあり得ますので、メールを送った送らないで揉める原因にもなるからです。また、メールボックスには様々なメールが送られてきますので、件名やタイトルで内容が分かる様にしましょう。

できるだけ簡潔な内容を

毎日メールはたくさん送られてきますので、簡潔な内容を心がけるようにしましょう。長々と要件が書かれていると読む気もしないですし、何を伝えたいのかが分からなくなってしまいます。差出人と宛先欄の部分はもちろん大事ですが、要件が記載されている本文が一番重要です。相手の社名や敬称を略すことなく書き、簡単な挨拶を添えます。一文は30字程度にし、5W2Hを意識した文章を書きましょう。

仕事上におけるメールのマナーついて紹介してきました。友人や親に送るのとは違い、少々、格式張ったマナーではありますが、一度習得してしまえば実生活でも活用できるのではないかと思います。簡潔な内容でメールを送るというのは本当に難しくダラダラと長い文章になってしまいます。また、メールはどうしても一方的になりがちですので、常に相手が読む事を考えて書かなければなりません。送信ボタンをクリックする前に、「このメールが自分に送られてきたらどうか」と疑問を持ちながら一度確認することをおすすめします。

尚、当社では、「メール返信代行サービス」を提供しています。

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