電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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社会人なら知っておきたい、電話のマナー

 

積極的に電話に出て慣れることが大事です

先日、ある会員様と電話のマナーについてお話をさせて頂きました。今日は久しぶりに、電話のマナーについて書いていきたいと思います。

電話のマナー

会社にかかってきた電話に出た時、マナーがなっていないと会社の評判を落としてしまうことになりかねません。そうならないためにも、電話のマナーをしっかりおさえておきましょう。

電話の基本マナー五つ

電話の最も基本的とも言えるマナーが五つあります。

一つ目は、電話には積極的に出ることです。新入社員のうちは怖くて電話を取りたくないと思いがちですが、遅くても3コール以内には電話に出ること、3コールを過ぎた場合は「お待たせいたしました」の一言を添えることがポイントです。
二つ目は、最初の名乗りの部分をしっかりと言うことです。はっきり名乗ることができれば会社のアピールになりますし、相手を安心させることができます。
三つ目は、気持ちのいい挨拶を心がけることです。「お世話になります」や、「おはようございます」などはビジネス電話の場で必須の挨拶です。
四つ目は、笑顔で姿勢をよくすることです。電話では姿が見えないので、ついつい態度が緩んでしまいがちですが、そういった態度は伝わるものです。
そして五つ目は、しっかりと終わりの挨拶をすることです。失礼します、宜しくお願いします、ありがとうございました、などの言葉で終わりの挨拶をし、相手が受話器を置くのを確認してから静かに受話器を戻します。

その他にも押さえておきたい基本的なこと

電話の基本的なマナーを五つご紹介しましたが、それ以外にも押さえておきたいことは沢山あります。例えば、電話をする時にメモの準備は必須です。相手の名前や用件をメモして、正確に伝達できる様にしておきましょう。また、相手の声が聞き取りづらい場合などにはうやむやにせず、「お電話が遠い様なのですが」などの言葉を使って聞き直す様にしましょう。こちらが聞き取り損ねた場合には、「申し訳ございません」と素直に謝ってもう一度言ってもらう様にしましょう。

電話をかける時のポイント

反対に電話をこちらからかける時には、気を付けておきたいことが他にもあります。まず用件は簡潔に伝えることです。相手も限られた時間の中で業務をしなければなりませんので、できるだけ短時間で済ませるようにします。
次に、電話をかけるタイミングを選ぶことも重要です。朝一番は、朝礼などで忙しいことが多いため避けましょう。昼休みなどの営業時間外に電話をかけるのも、電話を受けた人の迷惑になることがあるため極力避けます。また、帰宅間際の時間帯もできるだけ避けた方が良いでしょう。退社時刻前の電話は嫌われがちです。

電話に関する基本的なマナーをご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。慣れないうちは電話に出るのが怖いかもしれませんが、積極的に電話に出て慣れていくようにしましょう。

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