電話代行サービス(株)のスタッフブログ

スタッフブログ

スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

時間外ガイダンスのご紹介

 

電話代行サービスの「時間外ガイダンス」とは?

電話代行や秘書代行で欠かせないのが「時間外ガイダンス」です。

時間外ガイダンスとは、営業時間外に掛かってきた電話に対してガイダンスを流すサービスです。皆様も、フリーダイヤルなどへと電話したとき営業時間外だったため、仕事開始時期を紹介する音声ガイダンスを聴いたことがありませんか?あちらが時間外ガイダンスとなります。弊社ではオプションとして提供させて頂いています。

弊社では24時間365日対応しておりますが、すべてのお客様に必要と言えるサービスではありません。必要ない場合には、時間外ガイダンスという方法もあるのです。

時間外ガイダンスのオプションには「録音されことを知らせるメールを受け取る」というサービスがございます。メールを受け取ったあとは、所定の方法で音声を電話越しに聴くことが可能で、いつ、どんな電話内容があったのか確認することができます。

例えば、ご予約を頂いていたお客様がいるとします。しかし、お客様は緊急の用事で予約をキャンセルしなければならなかったという時、就業時間後ともなると電話応対する人間がいません。

時間外ガイダンスがなかった場合、電話に出る人がいない訳で、お客様は朝一番に連絡しなければならず、ご面倒をお掛けすることになります。この時、時間外ガイダンスにて録音できていれば、キャンセルの録音内容を確認して、お客様を煩わせる必要がなくなります。

バカンス先でも仕事をするビジネスマン

バカンスに出掛けていたとしても対応できる

バカンス中だったとしても電話越しで録音内容を聞けるので、ノートパソコンでメールを確認後、電話で録音を聴いて、対応を行うということも出来るわけです。

24時間365日の電話応対がお客様には良いという部分もありますが、すべての業種で必要になるわけではありません。例えば、和菓子屋さんに24時間365日の電話応対が必要か、というと、そんなことはないと思います。朝早くからでも仕事はすると思いますが、夕方以降は注文を受け付けることも少ないでしょう。必要ないものにコストをかけるのではなく、コストを抑えながらも、お客様のためになる選択を選ぶことも一つの手立てだと言えると思います。

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