電話代行サービス(株)のスタッフブログ

スタッフブログ

スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

電話代行サービス(株)のサービス開始までの流れ

 

電話代行サービス(株)のサービス開始まで

弊社が提供をしている「電話代行」というサービスですが、あまり一般的なサービスではないため、どういうった流れで契約を結び、どういった順番で利用が開始されるのかと疑問を持つサービスと言えるかもしれません。そこで今回は電話代行サービス(株)におけるサービス開始までの流れを紹介させて頂きたいと思います。

階段を登るビジネスマン

電話代行を開始するまでの流れ

それでは「電話代行」というサービス開始の流れをご紹介します。まず重要なのは、電話代行を利用したいクライアント企業様から、見積もりやお問い合わせを頂くということです。弊社、電話代行サービス(株)はオーダーメイド型にて電話代行を提供しているため、企業様からのお問い合わせ内容によって、その後のご案内が変化するからです。

お問い合わせを頂いた内容をもとにしたり、電話にてお伺いした内容などによって弊社から見積もりを発行させて頂き、企業様の社内で議論を頂いた後に、決裁が降り次第、契約を締結させて頂きます。

そして、ここからが電話代行サービス開始へ向けた流れが始まります。

1、業務打ち合わせ

「業務打ち合わせ」はサービス開始にあたっては非常に重要であり、時間のかかる作業です。どうして重要なのかは「電話代行で行う業務打ち合わせについて」」で確認できます。ここで電話代行で行って欲しい事や、注意すべき事などをお伺いさせて頂きます。

2、転送先電話番号のお知らせと設定

詳しい打ち合わせの後は、弊社より「転送先の電話番号」をご案内させて頂きます。この時、クライアント企業様側の電話回線が「転送サービス」に対応していない場合には、改めてお申し込み頂く必要があります。

3、業務資料の作成とオペレーター教育

弊社社内では、ここから担当がスーパーバイザーや業務責任者へと移管します。というのも、オペレーターが実際に使用する業務マニュアルを作成し、直接的な教育が始まるからです。

業務マニュアルは営業担当者が打ち合わせた内容を元に作成をさせて頂き、オペレーターが対応しやすいように弊社独自の業務ノウハウは詰まった形にまとめられています。

4、メール受信等のテスト、御請求書の送付

ここで最終的なチェックを行います。社内でテストオペレーションを行い、クライアント企業様へと連絡・報告メールなど、実際の電話代行を想定した対応を行います。それと伴いまして、弊社からクライアント企業様へ御請求書を発行・発送させて頂きます。

5、ご入金確認後に業務開始

ご入金が確認されると、ご希望日より電話代行サービスが開始です。貴社の一員になる心構えで電話対応を実践していきます。

大まかですが、以上が電話代行サービス(株)における、サービス開始までの流れです。

弊社の電話代行は、クライアント企業様ごとの要望に合わせたオーダーメード型であり、統一された応対をするわけではありません。そのため、この流れの中で最も重要な業務と言えるのは、最初に登場した業務打ち合わせです。ここでクライアント企業様が行ってほしいことをお伺いします。お時間はかかるかもしれませんが、それぞれの企業様ごとに異なった応対を行うことにより、満足していただけるサービスを目指しています。ぜひ、お問い合わせ、お申し込みをお待ちしております。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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