電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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秘書代行のオプション-業務報告について

 

秘書代行の業務報告の方法はFAXかメール

先日紹介した「中継転送について」ですが、それ以外にも秘書代行には様々なオプションが存在します。

今回は多様にあるオプションから業務報告をピックアップして、詳しく紹介させていただきたいと思います。

「業務報告」という言葉だけでどのような内容になるのかは、ある程度想像が付くかと思います。読んで字のごとく、「業務」を「報告」するものであり、電話応対させて頂いた内容をご報告するものです。

この業務報告は、秘書代行ならではの注意点があります。それは「秘書代行」と「通販受付代行」や「夜間休日電話代行」などとは、同一の業務報告ではないのです。

今回紹介する「秘書代行」の業務報告を紹介したいと思います。

上司へと業務報告を行う若いビジネスマン

秘書代行の業務報告

それでは「秘書代行」の業務報告について紹介したいと思います。まず、業務報告の方法としては「メール」もしくは「FAX」となります。今はやはりメールによる業務報告が好まれるようで、割合的にもかなり多いといえます。ですが、FAXの利用者もおり、長年FAXで送られてきた紙面をファイリングして保管という対応を頂いている顧客様もいらっしゃいます。

業務報告の書式については、基本的に顧客様との打合せで制作致します。「どんな形でも良い」という顧客様には、弊社が用意している汎用的な報告書式を利用させて頂きます。もし、顧客様が利用している書式がある場合には、事前の打ち合あわせ時にお知らせ頂ければ対応することも可能ですので、ご相談下さい。

報告する内容は、こちらも打ち合わせの中で取り決めを行います。基本的には顧客様が求める形で対応させて頂く事になりますので、希望を頂いた形で業務報告を行います。

このように、業務報告の取り決めには「打ち合わせ」が不可欠です。そのため、弊社では契約を頂くとなった時、しっかりとした打ち合わせによって、顧客様の意向を汲み取るよう、営業担当者が応対させて頂きます。

これで「秘書代行」の業務報告に関してはご理解頂けたかと思います。「通販受付代行」や「夜間休日電話代行」の違いはどうなのでしょうか。

「通販」の業務報告となると「商品の受注」が主な利用となります。受注となると、商品の型番から個数、オプション、発送方法、発送先に住所、氏名、年齢、電話番号、振り込み情報などなど、さまざまな情報を必要とします。

そのため、秘書代行の業務報告に記載する以上に多くの記入が必要になり、その業務行程も複雑になってくるため、同一とみなすことが出来ないわけです。

 - 営業担当者

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