電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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電話代行のオプション-中継転送について

 

電話代行のオプションサービス「中継転送」とは?

今回取り上げるのは、電話代行のオプションサービスでもある「中継転送」についてです。

「中継転送」というのは、なかなか聞き慣れないサービスなので、まずはどのようなサービスなのか紹介します。

  1. お客様から掛かってきた電話を弊社が受ける
  2. その後、保留した電話をクライアント企業様へつなぐ
  3. お客様と顧客様で直接電話対応をする

というサービスになります。

弊社では「中継転送」という名前を使っていますが、他の業者様では、「内線通話」や「内線取次」「応答後転送」と呼ばれるサービスと同様になります。その他様々なな呼び方・名称がありますが、それぞれ機能としては変わりがありません。

電話する女性OL

電話代行のオプションサービス「中継転送」の利点とは?

では、「中継転送」をサービスとして利用した時に得られる利点のご紹介です。「お客様への対応がよりスピーディーに行えること」が挙げられます。

一般的な電話代行サービスの場合、お客様からかかってきた電話に対し、その用件を確認、その内容をメールや電話で報告するのが一般的です。その後、報告を受け取った顧客様が対応を行うことになるわけです。

対して「中継転送」を使っていた場合には、オペレーターが電話を受け、お客様の状況から判断し、急ぎの用件だと確認した時には、顧客様へと中継転送にて接続を行い、そのままお客様と顧客様間で処理を行ってもらいます。

いかがでしょうか?スピーディーに対応をすることが理解頂けたかと思います。何より顧客様の利点となるのは、弊社のオペレーターが電話を受けることにあります。特に重要な用件や緊急時の細かな設定を行うことで、一般的な対応と重要な対応を、オペレーターが判断し選別することが可能です。無駄な電話に出る必要もなく、緊急時には即刻対応することが出来るわけです。

例えば、水道の修理業者の水漏れ案件の場合、すぐに対応しなければ、他社に連絡をとってしまいます。時間との勝負になるので、中継転送対応でよりスピーディーな対応が望まれます。それに対し、急がない工事やその他の水道工事では、まず見積もり等を出さなければならず、即時の対応ができないものももあります。その内容であれば、オペレーターからの報告を受けてから対応しても問題ないと言えます。

もちろんですが、中継転送を行う場合には、どのような用件による電話なのかを報告します。例えば、「○○商事のABCさんから□□の件でお電話頂いています」という形で案内を行いますので、急ぎで対応するべきなのか、あとで対応出来る案件なのかを判断することもできます。

「中継転送」という機能について理解を頂けたでしょうか?便利な機能ではあるのですが、あまり利用される機会に恵まれない機能でもあります。電話を引き継ぐことができるという利点はあるのですが、あとで折り返し電話したところで問題ないというのもあるのかもしれません。

業種によっては是非とも利用したいという方もいるはずです。利用を検討してみて下さい。

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