電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

電話秘書を利用するもっとも多い理由とは

 

今回は、お客様とのやり取りの中で出てきた、素朴な質問について投稿させて頂きたいと思います。その素朴な質問というのが「電話秘書を利用する会社ってどういう企業が多いのですか?」

質問を受けた時に最初に私が考えたのは、「業種のことを聞きたいのだろうな」と感じましたので、簡単に「不動産業者から、ネット通販、修理業者などにご利用いただいています」と紹介しました。

しかし、どうやらそのような意図ではなかったようです。お客様からは「電話秘書をどういった理由で利用するのか知りたなかった」と改めて尋ねて頂いたからです。

秘書の女性

電話秘書を利用する動機

電話秘書を利用する理由というのは、利用を考えているお客様にとっては様々だと言わざるを得ませんが、ある程度のパターンは存在しています。それは、「電話秘書」はある意味で特殊なサービスであり、電話応対を必要とする状況が発生した時に利用されるものだからです。

  • 営業や会議、プレゼンなどで外出が多く、電話対応が出来ずに困っている。
  • 病気や離職、退社などで人手不足になり、電話対応する人員が確保できず困っている。
  • キャパシティ以上の電話が鳴り、取りこぼしなどもあり対応できずに困っている。

このような理由に分けられるかと思います。動機として一番考えなければならないのは、対応できずに困ってしまう状況です。これは「取りこぼし」という状況が発生する可能性が非常に高く、せっかく受注できる可能性のがあるお問い合わせも、電話を受けられないので逃しています。企業としては損失ですので、どうにか改善したいと思うのです。

電話秘書を利用するための動機は様々な種類があります。しかし、こちらで紹介した理由は一般的な動機でしかありません。それ以外の動機があるのが当然です。どのような理由であれ、電話秘書を利用したい時にお問い合わせを頂ければと思います。

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